上个月帮同事改一份30页的投标文件，他是怎么弄的：手动敲空格对齐、敲回车换页、标题一个一个调字号。我接手花了不到二十分钟全理顺，他看完只说了一句，原来Word是这么用的。这篇就把我自己排版的整套流程拆开讲，不聊花哨技巧，只讲能落地的。

先养样式，别跟格式刷较劲

大部分人排版是选中一段文字、调字号、点加粗，一段一段来。文档一长就废了。领导说一句"正文改成小四"，你得从头再来一遍，这就是没用样式的代价。

我的做法是先改样式再动手写。右键"正文"选"修改"，中文字体宋体、西文Times New Roman、小四、行距1.5倍、段前段后都设0，顺手勾上自动更新。标题1到标题3照样改一遍，一级标题黑体三号居中，二级标题黑体四号，三级标题黑体小四。改完之后写正文点"正文"，写标题点"标题1"，字号这辈子都不用再碰了。

• 正文：宋体小四，行距1.5倍，首行缩进2字符，别拿空格顶
• 标题1：黑体三号，段前段后各0.5行，勾选"与下段同页"
• 页边距：上下2.54厘米、左右3.17厘米，A4默认，一般不用动
• 动手前先Ctrl+A再点清除格式，脏格式最容易出鬼

分节符决定页眉页脚对不对得上

长文档最容易卡在页码上：封面不要页码，目录用罗马数字，正文从1开始。这个靠"插入分页符"永远做不到，必须用分节符。

在要断开的位置点"布局-分隔符-下一页分节符"，然后双击正文首页的页脚，在页眉页脚选项卡里把"链接到前一节"点掉，再把页码起始值设成1。这一步点掉，前后两节的页码才真互不相干。我自己习惯在封面后、目录后、正文后各插一个分节符，后面往里加内容也不会乱。目录更别手打，标题用过样式之后点"引用-目录-自动目录"直接生成，改完内容右键更新域就行。

讲个具体的。去年那份30页标书，作者用加粗代替标题，目录全是手动敲的点。我把加粗的地方一个个套上标题样式，前后四十来分钟，目录自动生成三页，页码也对上了。后来改了个标题文字,右键刷新目录,一秒完事。换成手动，那三页点你得一个个挪。

几个容易翻车的地方

• 表格跨页：选中表格右键表格属性，在行里取消"允许跨页断行"
• 图片乱跑：环绕方式统一改成"嵌入型"，别用四周型
• 对齐别用空格：要么插表格，要么用制表位，空格排出来的东西一改字体就散

说句实话，排版这活儿不难，难在忍住别去手动调格式。样式和分节这两件事做对，几十页的文档改起来也就十几分钟。省下的时间拿去改内容，比什么都值。